Lembras-te daquela sensação de liberdade quando abriste atividade? Eu também. Mas depois chegou a primeira declaração trimestral e pensaste: “O que é isto?!”
Trabalho com freelancers há anos e vejo sempre os mesmos erros. Não é culpa tua — ninguém te ensina estas coisas. Vamos a eles.
1. Não passar recibo no momento do pagamento
A Sofia recebeu 1.500€ de um cliente em março. “Passo o recibo quando tiver tempo”, pensou. Chegou junho, ainda não tinha passado. Resultado? A fatura devia ter sido emitida no prazo legal de 5 dias úteis após o serviço — meses em falta é uma infração que pode dar coima, e o rendimento de março conta em março na mesma, com ou sem documento.
Como evitar: emite o documento logo. Se o cliente paga na hora, fatura-recibo no próprio dia. Se paga depois, fatura no prazo de 5 dias úteis após o serviço — e o recibo quando o dinheiro entrar. Não há amanhã para isto.
2. Confundir valor bruto com líquido
O João combinou 2.000€ por um projeto. Pensou que ia receber 2.000€ limpos. Esqueceu-se que no regime simplificado, 75% desse valor (1.500€) conta para IRS. E ainda há a Segurança Social.
Como evitar: quando negoceias, lembra-te sempre — o que faturas não é o que levas para casa.
3. Não guardar dinheiro para os impostos
A Ana faturou 15.000€ no primeiro semestre. Gastou tudo. Chegou julho e teve de pagar o IRS por conta. Não tinha o dinheiro.
Atenção: o IRS por conta é pago em julho, setembro e dezembro. Se não guardares o dinheiro, vais ter problemas.
Como evitar: guarda sempre pelo menos 25% do que faturas numa conta separada.
4. Não guardar as faturas de despesas
O Pedro comprou um portátil novo. Deitou fora a fatura. No final do ano, não conseguiu deduzir a despesa no IRS.
Como evitar: guarda TODAS as faturas com o teu NIF. Tira foto e guarda num lugar organizado — fica tudo por categorias.
5. Não atualizar o rendimento na Segurança Social
A Marta começou a faturar 500€/mês. Depois passou para 2.000€/mês mas não atualizou a declaração. Resultado? Pagou contribuições a menos e teve de regularizar tudo depois.
Como evitar: sempre que o teu rendimento muda significativamente, atualiza a declaração trimestral.
6. Não verificar o e-Fatura
O Rui nunca entrava no e-Fatura. Um dia descobriu que tinha 300€ em faturas por validar dos últimos 2 anos. Perdeu as deduções todas.
Como evitar: entra no e-Fatura todos os meses. Demoras 5 minutos a validar tudo. Coloca um lembrete para o dia 15 de cada mês.
7. Abrir atividade na categoria errada
A Catarina é designer mas abriu atividade como “consultora”. Resultado? Código de IVA errado, problemas com as faturas, dores de cabeça sem fim.
Como evitar: quando abres atividade no Portal das Finanças, escolhe o CAE correto para a tua atividade real. Se tens dúvidas, pesquisa ou pede ajuda.
8. Não perceber quando estás isento de IVA
O Tiago faturou 12.000€ no primeiro ano e cobrava IVA a todos os clientes. Não sabia que estava isento (limite de 15.000€/ano).
Como evitar: se faturas menos de 15.000€/ano, estás isento de IVA ao abrigo do Artigo 53.º do CIVA. Na fatura, selecionas 0% e escolhes a razão de isenção correta.
9. Esquecer os prazos das declarações
A Inês, no regime normal de IVA, esqueceu-se de entregar a declaração trimestral. Coima automática. “Mas eu nem faturei nada nesse trimestre!”, disse ela. Não interessa — no regime normal entregas na mesma, mesmo a zeros. (Já quem está isento pelo art. 53.º não tem a declaração regular — só entrega nos meses em que autoliquida IVA em compras estrangeiras.)
Como evitar: marca no calendário:
- Declaração trimestral de IVA (regime normal): até dia 20 do 2.º mês após o trimestre (2.º trimestre: até 20 de setembro)
- Declaração trimestral à Segurança Social: durante o mês seguinte ao trimestre (janeiro, abril, julho ou outubro)
- Declaração anual de IRS: entre 1 de abril e 30 de junho
10. Pensar que o regime simplificado é automático
O Bruno achava que “regime simplificado” significava que o Estado fazia tudo por ele. Não. Tu é que tens de entregar todas as declarações.
Como evitar: simplificado só significa que o cálculo do imposto é mais simples (coeficiente de 0,75). As obrigações fiscais são as mesmas que qualquer trabalhador independente.
Em Resumo
- Passa sempre recibo na hora e guarda 25% para impostos — os dois hábitos mais importantes do primeiro ano. Tudo o resto é mais fácil de corrigir
- Conhece os teus prazos — IVA e Segurança Social a cada trimestre, IRS entre abril e junho. Uma data falhada = coima automática
- Automatiza o que podes — com o FIZ as declarações trimestrais são submetidas automaticamente e a faturação são 4 campos. Menos erros, mais tempo para trabalhar
Não cometas os mesmos erros que todos nós cometemos. Começa com o pé direito.
