O cliente aprovou o trabalho e agora quer o documento fiscal. E tu ficas ali a pensar: recibo verde? Fatura? Fatura-recibo?
A resposta é mais simples do que parece — e depende de duas perguntas.
Pergunta 1: quando é que o cliente paga?
É isto que decide o tipo de documento — e vale para todos os clientes, do vizinho de Lisboa à startup de Berlim:
- Pagou no momento do serviço? Emites fatura-recibo — o clássico “recibo verde”, que junta fatura e prova de pagamento num só documento. É o caso mais comum entre freelancers.
- Vai pagar depois (a 30 dias, por exemplo)? Emites primeiro a fatura (formaliza a dívida) e, quando o dinheiro entrar, o recibo (dá quitação).
O tipo de cliente não muda isto: uma empresa alemã tanto pode receber fatura-recibo (se paga logo) como fatura e depois recibo.
Pergunta 2: quem é o cliente?
O cliente não muda o tipo de documento — muda o que vai dentro dele: o NIF, a retenção na fonte e o tratamento do IVA.
Cliente particular sem NIF português
A Ana, turista francesa, quer que lhe traduzas uns documentos. Não tem NIF português — e particulares não são obrigados a dá-lo:
- Deixas o campo do NIF vazio e selecionas “Consumidor final”
- Selecionas IVA a 0% com o motivo de isenção, se estiveres isento pelo art. 53.º
Cliente particular com NIF
O Pedro quer aulas de guitarra e dá-te o NIF:
- Inseres o NIF dele no documento
- O resto é igual — IVA conforme o teu regime
Empresa portuguesa
A Sofia tem uma agência de marketing em Lisboa e contratou-te para fazer copy. Aqui entra a retenção na fonte:
- Se a empresa tem contabilidade organizada (a generalidade das empresas tem), retém 23% do valor e entrega-o à AT por ti (art. 101.º do CIRS, profissões da tabela do art. 151.º; outras atividades da categoria B têm taxas próprias — 11,5% ou 16,5%)
- A retenção acontece no momento do pagamento: numa fatura-recibo vai logo no documento; se emitires fatura e o cliente pagar depois, é no recibo que ela aparece — na fatura podes deixar apenas a menção informativa
- Exemplo: faturaste €1.000 → recebes €770; os €230 são IRS pago adiantado, que acertas na declaração anual
- Se prevês faturar menos de €15.000 este ano (e não atingiste esse valor no ano passado), podes dispensar a retenção (art. 101.º-B) — indicas no documento “Sem retenção, nos termos do n.º 1 do artigo 101.º-B do CIRS” e recebes os €1.000 por inteiro. Como funciona por dentro: retenção na fonte explicada
Empresa da União Europeia
O Bruno trabalha para uma startup alemã. O documento é o mesmo (fatura ou fatura-recibo, conforme o pagamento) — o que muda é o IVA:
- Aplicas o reverse charge — IVA a 0%, com a menção “IVA - Autoliquidação”
- A empresa alemã trata do IVA no país dela
- Não há retenção na fonte — ela só se aplica a entidades cá
- No regime normal de IVA, entregas também a declaração Recapitulativa (isentos pelo art. 53.º estão dispensados)
O erro mais comum
Emitir documento sem NIF a empresas portuguesas. Empresas precisam sempre de documento com o NIF delas. Sem isso, não conseguem deduzir a despesa — e vão pedir-te que corrijas.
Exemplos do dia a dia
O designer gráfico:
- Dona Lurdes da padaria (com NIF, paga na hora) → fatura-recibo com o NIF dela
- Turista americano (sem NIF, paga na hora) → fatura-recibo a “Consumidor final”
- A Worten (paga a 30 dias) → fatura; no recibo, quando pagar, aplica-se a retenção de 23%
- Agência de Paris → fatura-recibo com reverse charge
A tradutora:
- Sr. António para candidatura a emprego → fatura-recibo
- Empresa de Barcelona → fatura com reverse charge, recibo ao receber
- O Continente → fatura; retenção de 23% no recibo, ao receber
Casos especiais
Cliente estrangeiro fora da UE? Se for uma empresa, mesma lógica que cliente da UE — o serviço não é tributado cá, IVA a 0%, mas sem declaração Recapitulativa. Se for um particular, a regra geral é IVA português normal — há exceções para alguns serviços (art. 6.º do CIVA), por isso vê o guia de faturação a clientes estrangeiros antes de emitir.
Cliente não quer dar NIF? Particulares não são obrigados — emites a “Consumidor final”. Empresas têm sempre de dar NIF.
Fatura a empresas da UE no regime normal de IVA: declaração Recapitulativa (no IVA trimestral, até ao dia 20 do mês seguinte ao trimestre — mais cedo do que a declaração periódica). Os detalhes estão no guia da recapitulativa.
✅ Em resumo
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O momento do pagamento decide o documento: pagou na hora → fatura-recibo; paga depois → fatura primeiro, recibo quando o dinheiro entrar. Igual para todos os clientes.
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O cliente decide o que vai dentro: particular sem NIF → “Consumidor final” | empresa portuguesa → retenção na fonte no recibo — 23% nas profissões do art. 151.º, outras taxas noutras atividades (salvo dispensa até €15.000) | empresa da UE → reverse charge e, no regime normal, Recapitulativa.
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Com o FIZ o sistema sugere automaticamente o documento certo — inseres o NIF do cliente e o FIZ detecta se é empresa ou particular, aplica retenção e reverse charge quando é caso disso, e até submete a declaração Recapitulativa quando necessário.
