A Maria trabalha como designer gráfica freelancer há quatro anos. Fatura em média 1.100€ por mês, tem um cliente principal e dois ou três clientes ocasionais. Todos os meses paga 300€ a uma contabilista.
O que a contabilista faz? Recebe as faturas que a Maria já emitiu, submete a declaração trimestral à Segurança Social e trata do IRS uma vez por ano. Declaração de IVA nem existe no caso da Maria — isenta ao abrigo do artigo 53.º do CIVA (fatura menos de 15.000€/ano), não entrega declaração periódica.
Numa conversa com uma amiga, a Maria percebeu pela primeira vez que não era obrigada a ter contabilista. A lei é clara sobre isto.
O que diz a lei
O Código do IRS e o Código Comercial estabelecem que os trabalhadores independentes no regime simplificado não são obrigados a ter um Técnico Oficial de Contas (TOC). Esta obrigação só existe para duas situações:
- Faturação anual acima de 200.000€ dois anos seguidos, ou acima de 250.000€ num único ano (o limite mais 25% — art. 28.º n.º 6 do CIRS) — nesse caso passas obrigatoriamente para contabilidade organizada a partir do período seguinte, e esta requer um contabilista certificado
- Escolha voluntária de contabilidade organizada — se decidires optar por este regime em vez do simplificado
Abaixo dos 200.000€ e em regime simplificado? A lei não te obriga a ter ninguém. É uma opção, não um requisito.
O que é o regime simplificado, realmente
Há um equívoco que convém esclarecer porque é a raiz de muita confusão: o regime simplificado não é uma concessão generosa do Estado nem algo que podes perder por não teres contabilista. É simplesmente uma forma diferente de calcular o rendimento tributável.
Em vez de apresentares os teus gastos reais e o Estado calcular o lucro, o Estado aplica coeficientes fixos:
- 0,75 para as atividades profissionais da tabela do art. 151.º (a maioria dos freelancers de serviços; outras prestações de serviços usam 0,35 — vê qual é o teu coeficiente)
- 0,15 para vendas de produtos no comércio a grosso ou a retalho
O “desconto” está no coeficiente, mas não é 100% automático: dos 25% presumidos, 15% têm de estar justificados (art. 31.º n.º 13 do CIRS). Na prática, a dedução específica ou a parte das contribuições da SS até 10% do rendimento bruto (conta o maior dos dois) cobrem essa exigência para rendimentos até cerca de €30.000/ano; acima disso, pede faturas com NIF e classifica as despesas no e-Fatura — senão a diferença soma-se ao rendimento tributável.
As tuas obrigações reais (sem contabilista)
O regime simplificado sem TOC não significa zero obrigações. Significa que as obrigações são geridas por ti — ou por ferramentas certificadas. São sempre as mesmas:
Faturação certificada. Todas as faturas têm de ser emitidas em software certificado pela AT, com ATCUD e código QR. Não podes usar o Word ou o Excel para passar faturas — não são legais.
Declaração trimestral de IVA. Só existe no regime normal: entregas a declaração periódica até ao dia 20 do segundo mês após o fim de cada trimestre (o 2.º trimestre alarga até 20 de setembro). Com faturação até 15.000€/ano estás isento pelo art. 53.º e não tens esta obrigação regular — só declaras nos períodos em que autoliquidas IVA em compras a fornecedores estrangeiros. E mesmo ao passar os 15.000€, em regra só mudas de regime a 1 de janeiro seguinte (de imediato apenas se passares os 18.750€).
Declaração trimestral de Segurança Social. Entrega-se durante o mês seguinte ao fim do trimestre — janeiro, abril, julho e outubro, até ao último dia do mês. As contribuições pagam-se depois, entre os dias 10 e 20 de cada mês. No primeiro ano de atividade beneficias de isenção total — sem pagamentos nem declarações.
IRS anual. Uma vez por ano, entre abril e junho.
O ponto mais importante: a isenção não é automática nem eterna. A Maria, isenta de IVA porque fatura menos de 15.000€/ano, não paga IVA nem entrega a declaração periódica — mas a isenção tem de estar formalizada no registo de atividade, e é ela que tem de vigiar o limite: se o ultrapassar e não comunicar a alteração às Finanças, o problema pode ser significativo.
”Mas e se eu fizer um erro?”
Esta é a pergunta que mantém muitas pessoas a pagar TOC quando não precisavam. O medo de errar numa declaração, de calcular mal, de esquecer um prazo.
A resposta objetiva é que o risco existe — mas é gerível. Os erros mais comuns têm sempre prazo para correção antes de gerar coima. As Finanças e a Segurança Social notificam primeiro, aplicam sanções depois. E o software certificado tem salvaguardas que te avisam quando algo está em falta ou fora de prazo.
A alternativa de pagar 300€/mês para eliminar esse risco representa, no caso da Maria, 3.600€ por ano — mais de três meses de faturação. Por um serviço que poderia fazer em menos de uma hora por trimestre.
Quando é que um TOC faz mesmo sentido
Há situações em que um contabilista não é luxo, é necessidade:
- Faturação a caminho da contabilidade organizada — acima de 200.000€ dois anos seguidos, ou de 250.000€ num só ano
- Clientes em outros países da UE (declarações recapitulativas, reverse charge de IVA)
- Despesas complexas que queres deduzir e que exigem validação (equipamentos caros, veículos, imóveis usados para o negócio)
- Situações fiscais mistas (atividade independente + emprego, rendas, mais-valias)
Para um freelancer que presta serviços, fatura até alguns milhares de euros por mês e tem clientes maioritariamente em Portugal? A lei não te obriga a ter TOC e as ferramentas certificadas permitem-te cumprir todas as obrigações sem ajuda externa.
✅ Em resumo em 3 pontos
✅ A lei é clara: no regime simplificado com faturação abaixo de 200.000€/ano, não és legalmente obrigado a ter um TOC — é uma escolha, não um requisito, e a maioria dos freelancers de serviços nunca precisará de atingir esse limiar.
✅ As tuas obrigações reais: faturação certificada (ATCUD + QR obrigatórios), declaração trimestral de Segurança Social, e IRS anual. A declaração periódica de IVA só existe no regime normal — com faturação até 15.000€/ano estás isento pelo artigo 53.º e não a entregas regularmente (fora os meses com autoliquidação em compras estrangeiras). E lembra-te: a isenção tem de estar formalizada no teu registo de atividade e, se ultrapassares o limite, tens de comunicar a alteração às Finanças.
✅ Software certificado substitui o TOC para a maioria dos freelancers: ferramentas como o FIZ tratam da faturação legal, submetem as declarações trimestrais automaticamente e mostram a tua situação fiscal em tempo real — sem os 300€/mês que a Maria pagava por serviços que podia fazer em 5 minutos.
